Offentlig upphandling är en process som används av offentliga organisationer för att förvärva varor, tjänster och andra resurser som behövs för att uppfylla organisationens mål. Det är ett komplext system som styrs av upphandlingslagar som ger skydd för både offentliga organisationer och de företag som lämnar anbud.
Upphandlingsprocessen inleds vanligtvis med att offentliga organisationer publicerar en upphandlingsdokumentation som beskriver det som ska köpas in och vilka krav som ställs på leverantören. Dokumentationen innehåller även information om de förfaranden som ska gälla för upphandlingen, inklusive förfarandet för att investera in anbud.
När dokumentationen har publicerats, börjar företag att lämna in sina anbud. Det finns olika typer av upphandlingsförfaranden, och det som används beror på vilken typ av upphandling det är och vilka krav som ställs på leverantören. Till exempel används ett öppet förfarande för att säkerställa att alla som är intresserade av att lämna in ett anbud får chansen att göra det, medan ett förhandlingförfarande används för att kunna anpassa kraven på leverantören.
När anbuden har lämnats in, granskar offentliga organisationer dem noggrant för att säkerställa att de uppfyller alla krav som ställs. Därefter väljs det anbud som är mest lämpligt för att tillgodose organisationens behov.
När ett anbud har godkänts, skriver offentliga organisationer och leverantören ett avtal som beskriver de skyldigheter som båda parter har gentemot varandra och vilka villkor som gäller för leveransen. Avtalet ska också innehålla information om kontroll- och åtgärdsplaner för att säkerställa att leverantören håller sig till avtalet.
Offentlig upphandling är ett komplext system som kräver noggrann planering och förberedelser för att det ska kunna genomföras effektivt och korrekt. Det är därför viktigt att alla som är involverade följer de lagar och föreskrifter som styr processen och att det finns en tydlig plan för hur upphandlingen ska genomföras.
