Electronic Data Interchange (EDI) kan beskrivas som ett elektroniskt kommunikationssystem som används för att utbyta affärsdokument och information mellan företag. Från inköpsorder till leveransbevis gör EDI det möjligt för företag att kommunicera snabbare och mer effektivt än traditionella metoder som post, fax eller e-post. Varje affärsdokument omvandlas till ett standardiserat digitalt format, vilket gör det möjligt för företag att samarbeta smidigt, oavsett deras interna processer eller system.
För att förtydliga, så är EDI-processen generellt simpel. Företag A skapar ett dokument, till exempel en inköpsorder, med hjälp av sitt bokföringssystem. EDI-programvaran omvandlar sedan inköpsordern till EDI-standardformat. Detta meddelande överförs sedan elektroniskt till företag B, där det översätts till ett format som företag B:s bokföringssystem kan förstå och behandla. Beroende på deras EDI-krav kan detta innebära en direkt anslutning eller användning av en tredjepartstjänst, ofta kallad en Value Added Network (VAN).
Värderingen av EDI ligger i dess potential att förbättra effektiviteten och minska kostnaderna. Genom att automatisera utbytet av affärsdokument, kan företag sänka sina kostnader genom att undvika manuella datainmatningar och pappersbaserade procedurer. Dessutom minskar EDI chansen för fel eftersom det elimineras mänskliga fel som kan uppstå under manuell hantering. Detta ger företagen en snabbare affärsprocess med bättre precision och minimerar behovet av lager på hand tack vare mer exakta prognoser och bättre planering.
